Sơ bộ về văn phòng điện tử

Văn phòng điện tử hay còn được biết đến với tên gọi khác là văn phòng không giấy là một phương thức quản lý và điều hành công việc dựa trên những ứng dụng công nghệ thông tin. Hệ thống văn phòng điện tử được xây dựng và vận hành dựa trên nền tảng web với đầy đủ các chức năng cần thiết phục vụ các hoạt động trao đổi, giải quyết công việc. Thêm vào đó, phần mềm còn được tích hợp nhiều phân cấp hệ tối ưu, nó cho phép người dùng có thể tùy chỉnh, lựa chọn các mô hình hoạt động sao cho phù hợp nhất với thực tế của từng doanh nghiệp.

Với những ưu điểm nổi bật của mình, văn phòng điện tử đang được xem là giải pháp tối ưu cho các hoạt động giao tiếp, trao đổi công việc giữa các bộ phận trong một doanh nghiệp, đơn vị. Chuỗi công việc sẽ được thiết kế và điều chỉnh linh hoạt, liên tục từ việc phân công công việc đến tiếp nhận thực thi và báo cáo kết quả, cuối cùng là ban hành lưu và trữ hồ sơ. Tất cả các hoạt động trên đều được xây dựng dựa trên một hệ thống xuyên suốt từ cấp quản lý cao nhất đến các bộ phận phòng ban và các nhân viên trực thuộc

Download Now

Những tính năng mà văn phòng điện tử đem lại

01. Tính năng quản lý văn phòng hiện đại

Tính năng quản lý văn phòng hiện đại được thể hiện ở khả năng phân cấp công việc cũng như khả năng điều hành, đôn đốc công việc từ xa. Tính năng phân cấp, phân công công việc của văn phòng điện tử được thể hiện ở việc giao – nhận – trao đổi thông tin, tài liệu, công việc một cách nhanh chóng, hiện đại theo từng cấp bậc quản lý. Thông qua phần mềm này, các công việc trong một văn phòng, một dự án sẽ được xây dựng một cách khoa học, rõ ràng. Đồng thời, việc quản lý, giám sát tiến độ cũng được thực hiện sát sao, kịp thời hơn rất nhiều so với hình thức văn phòng truyền thống. Bên cạnh đó, các cấp lãnh đạo hoàn toàn có thể thông qua văn phòng điện tử để kiểm tra, bàn giao các công việc mới mà không phải tập hợp, hội họp trực tiếp. Đồng thời, cũng thông qua văn phòng điện tử, đội ngũ trực tiếp làm việc cũng có thể dễ dàng gửi báo cáo, nhận công văn mà không phải tốn thời gian qua nhiều bước chờ đợi.

02. Tính năng quản lý văn bản toàn diện

Tính năng quản lý văn bản toàn diện cũng là một trong những ưu điểm nổi bật của hệ thống văn phòng điện tử. Nhờ tính năng này, các nghiệp vụ liên quan tới văn bản sẽ được đồng bộ hóa và đưa vào một quy trình quản lý chuyên nghiệp. Tất cả các vấn đề liên quan tới công văn đi, công văn đến, phân loại công văn, phê duyệt công văn, tra cứ công văn sẽ được điện tử hóa theo hệ thống rõ ràng. Do đó, bộ phận chuyên môn (văn thư) hoặc người lãnh đạo có thể dễ dàng tra cứu, đối chiếu nhanh chóng, thuận tiện các thông tin cần thiết.
Ngoài ra ở tính năng quản lý văn bản, hệ thống văn phòng điện tử còn được tích hợp chức năng bình luận, trao đổi công khai xuyên suốt một dự án, một chiến dịch. Bên cạnh đó, tính năng đánh dấu thông tin cũng được đưa vào hoạt động giúp người dùng có thể ghi nhớ, lưu trữ hệ thống thông tin cần thiết. Nhờ vậy, các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc sẽ được giải quyết nhanh chóng, đơn giản.

03. Tính năng quản lý tài liệu chuyên nghiệp

Bên cạnh khả năng quản lý văn bản toàn diện, phần mềm văn phòng điện tử còn thuyết phục người dùng bởi tính năng quản lý tài liệu chuyên nghiệp. Điều này được thể hiện ở chỗ phần mềm văn phòng điện tử sẽ cho phép quản lý, lưu trữ hệ thống hồ sơ, tài liệu, dữ liệu không thuộc nhóm thông tin văn bản. Những loại hồ sơ này có thể bao gồm hệ thống phần mềm khác, các loại chứng từ, hợp đồng, âm thanh, video, hình ảnh… Đặc biệt với tính năng này, văn phòng điện tử còn cho phép người dùng lưu trữ các loại tài liệu theo dòng sự kiện, dòng thời gian theo mục đích cá nhân. Nhờ vậy, người dùng có thể dễ dàng tra cứu, tìm kiếm cũng như sắp xếp cho phù hợp với từng dự án, từng chiến dịch mà mình đang tham gia.

Download Now